Dans le cadre de mon apprentissage, j’ai travaillé sur un projet conséquent : mon Travail Pratique Individuel (TPI). Ce projet de 80 heures m’a permis de mettre en pratique mes compétences en design, marketing et gestion de projet acquises durant mon CFC.
Mon TPI comportait plusieurs domaines de compétences :
- Design : Création d’une nouvelle charte graphique digitale, maquettes pour Instagram et maquette web pour un intranet.
- Marketing : Analyse des besoins client, définition d’objectifs SMART et stratégie digitale pour promouvoir mes livrables auprès d’environ 300 employés.
- Gestion de projet : Rédaction du devis et de la facture détaillée, suivi via journal de bord, rédaction et impression du rapport final.
Pour organiser ce projet, j’ai choisi le diagramme de Gantt, un outil visuel et intuitif qui m’a permis de planifier chaque étape avec précision et de respecter les deadlines strictes.
Pourquoi utiliser le diagramme de Gantt ?
Le diagramme de Gantt est reconnu pour :
- Planifier les tâches : Identifier dépendances et priorités.
- Respecter les deadlines : Définir les échéances finales et intermédiaires.
- Offrir une vision d’ensemble : Suivre l’avancement et repérer les retards.
- Communiquer efficacement : Partage simple pour tous les intervenants.
Pour mon TPI, cet outil a été indispensable, surtout avec une deadline intermédiaire pour présenter mon travail à l’entreprise. Il m’a permis de rester organisée et de prioriser les tâches critiques.
Mise en œuvre du projet
J’ai reçu un cahier des charges avec les livrables et le temps estimé pour chaque tâche :
- 10% Planification & budget
- 30% Documentation
- 60% Réalisation & mise en œuvre
J’ai commencé par répertorier toutes les tâches sur papier pour avoir une vue globale, puis ajusté les heures selon mes besoins.
Ensuite, j’ai utilisé un template Excel gratuit pour créer mon diagramme de Gantt.
Pour gérer les aspects financiers, j’ai ajouté un indicateur facturable/non-facturable pour chaque tâche, ce qui m’a permis de générer devis et factures facilement. Les tâches générales ont été décomposées en to-do lists sur Notion pour plus de clarté.
Certaines tâches ont été réorganisées pour correspondre à mon rythme de travail : les activités demandant concentration ou créativité le matin, et les tâches répétitives l’après-midi.
Suivi du planning
J’ai tenu un journal de bord quotidien pour documenter l’avancement du projet et ajuster le planning en temps réel.
Quelques imprévus sont survenus :
- Certaines tâches ont pris plus ou moins de temps que prévu.
- J’ai ajouté une tâche imprévue : création d’un set administratif.
- Les réunions non planifiées ont nécessité des réajustements.
- La rédaction de la documentation a été reportée plusieurs fois, ce qui a nécessité un suivi rigoureux pour respecter l’échéance finale.
Réflexion critique : réussites et défis
Réussites
- Segmentation et planification : le Gantt m’a aidée à diviser le projet en tâches réalistes.
- Vue d’ensemble : visualiser les étapes critiques et les livrables.
- Gestion des dépendances : hiérarchiser les tâches prioritaires.
- Suivi et ajustements : repérer rapidement les écarts par rapport au planning.
- Facilitation des échanges : présentation claire aux parties prenantes.
Défis rencontrés
- Gestion manuelle des dépendances sur Excel, demandant vigilance et temps supplémentaire.
- Complexité accrue si les tâches sont trop détaillées.
- Estimation des durées parfois difficile pour une première expérience.
Leçons apprises et perspectives
Cette expérience m’a appris :
- L’importance de segmenter un projet en tâches précises et de respecter les interdépendances.
- La flexibilité dans la gestion des imprévus est essentielle.
- Les estimations réalistes influencent directement le respect des deadlines.
Pour mes futurs projets, je compte :
- Utiliser un logiciel plus avancé (Asana, Notion, MS Project) pour automatiser les dépendances.
- Améliorer mes estimations basées sur mes expériences passées.
- Intégrer des marges d’erreur pour absorber les imprévus.
- Trouver un équilibre entre tâches détaillées et globales.
Conclusion
Le diagramme de Gantt s’est révélé être un outil puissant et visuel pour structurer mon TPI. Il m’a permis de planifier et exécuter efficacement mes tâches, tout en respectant des délais serrés. Cette expérience m’a offert une meilleure maîtrise des outils de gestion de projet et une approche méthodique pour mes futurs projets professionnels.